각 직업군 시간 관리 명인들과 그들만의 시간관리 노하우
‘성공한 이들의 시간관리’, 비법있다
러시아의 곤충 분류학자 알렉산드르 A 류비셰프(1890~1972)는 지독한 시간 관리 광이었다. 생전에 70여 권의 저서를 내서 20세기 러시아 과학사를 이끈 인물로 평가되는 그는 26세 때부터 죽을 때까지 56년 동안 하루도 빠짐없이 일기를 썼는데, 그것은 매일매일 시간을 어떻게 썼느냐를 기록한 회계장부라고 할 만하다. 가령 1964년 4월 7일의 일기는 이렇다. “알 수 없는 곤충 그림을 두 점 그림(3시간 15분), 어떤 곤충인지 조사함(20분), 슬라바에게 편지(2시간 45분), 식물보호단체 회의(2시간 25분), 프라우다지(紙) 읽음(10분), 톨스토이 ‘세바스토폴 이야기’ 독서(1시간 25분)…." 그는 이렇게 시간을 자기 것으로 만들었다.
학자뿐만 아니라 각 직업군에는 바쁘게 사는 사람들이 있기 마련이다. 그들은 어떻게 자신의 시간을 관리할까? 시간 없기로 유명한 중소기업 CEO들이여, 귀를 쫑긋 세우고 시간 관리 명인들의 이야기를 들어보자.
영화감독_ 김기덕 감독
사전계획 철저한 초절약형 시간관리
저예산으로 초스피드 촬영. 거기다 세계에서 인정받는 작품까지. 김기덕 감독은 영화감독들이 원하는 모든 조건을 갖춘 인물이다. 거대자본이 들어갈 수밖에 없는 영화계에서 5억~10억 원의 자금만으로 영화를 제작할 수 있는 사람은 아주 드물다. 거기다 이런 초저예산으로도 조재현, 이승연 등의 톱스타를 기용할 수 있는 능력과 세계 영화제를 휩쓰는 저력까지 갖춘 감독은 김기덕 외에는 없을 것이다. 김기덕 감독이 어떻게 이런 효율성 극대화를 이룰 수 있었는지는 그의 제작일지를 보면 잘 알 수 있다.
프리 프로덕션(Pre-production, 사전 준비 작업) 기간 없이 제작된 영화 <사마리아> 촬영. 열흘 남짓한 기간에 촬영을 해야 했기에, 스태프들은 장소를 선정하는데 시간이 충분했을 리 만무했다. 촬영 종료를 3일 앞둔 시점에서, 영화의 종반부인 시골 여행 장면을 찍기 위해 전 스태프가 강원도로 출발했고, 좋은 장소가 나타나면 그때그때 헌팅하고 조금씩 촬영을 해 나가며 강원도 홍천에까지 이르렀다. 홍천에는 김기덕 감독의 작업실이 있었고 영화 속 장소에 등장하는 시골집으로 활용되었다. 이미 시나리오를 쓸 때부터 촬영장소를 염두에 두고 있었다는 감독의 말에, 스태프들은 부족한 프리 프로덕션 시간까지 미리 계산해 촬영을 진행하는 김기덕 감독의 치밀함에 혀를 내두를 수밖에 없었다.
그러나 이것은 아직 약과였다. 스태프들을 놀라게 할 일이 한 가지 더 기다리고 있었으니, 바로 마지막 장면인 백사장 신 촬영. 원래 시나리오로는 바닷가 백사장에서 촬영할 예정이었으나, 김기덕 감독이 스태프를 이끈 곳은 다름 아닌 팔봉산 근처의 한적한 강가였다. 수년간 영화를 제작하고 전국 방방곡곡을 헌팅하며 다닌 스태프조차 처음 알게 된 장소인 그 곳은, 분노로 파국에 이른 아버지 영기가 딸인 여진과 단둘이 떠난 한적한 여행 장소로 손색이 없는 최적의 공간이었다. 이렇게 해서 <사마리아>는 당초 예상 기간 15일보다 4일 줄어든 11일 만에 촬영을 끝냈다.
전체 촬영 횟수 13회(촬영 일수 19일)에 총제작비 10억 원이 소요된 영화 <빈집>. 베니스영화제에서 완성되지도 않은 그의 새 영화를 위해 경쟁부문 자리 하나를 비워놓았다는 소문이 충무로에서 ‘기정사실’이 된 상황에서도 “리허설 한 번, 촬영 한 번입니다.”라는 그의 원칙은 수정되지 않았다. 그런데 외출하고 돌아온 선화(이승연)가 폭력적인 남편에게 추궁당하는 장면에서 여주인공 이승연이 피식 웃어버렸다.
“이승연 씨, 필름 값 물어내시고 다시 액션!”
특별한 주문 없이 간결하게 이어지는 김기덕 감독의 자신감 덕분에 이날 평창동의 고급주택 마당에서 찍어야 할 다섯 장면이 한 시간 남짓한 사이에 완성되었다고 한다.
김기덕 감독의 시간 관리법 특징
속도에 강하다 하루에 적게는 몇백에서 많게는 몇억까지 소요되는 영화 촬영. 자금을 아끼기 위해서는 무조건 빨리 찍어야 한다는 신념이 그를 강하게 단련시켰다.
불필요한 것은 철저히 배제 보통 촬영 전에 리허설을 수십 번 반복하는 것과 달리, 김기덕 감독은 딱 한 번의 리허설만 고집한다. 위험천만한 시도일지는 모르지만 시간을 절약하기 위해 리허설을 최소화하는 것은 그 나름대로 의미 있는 일이다.
완벽한 사전 계획 시간을 절약하기 위해서는 사전 계획이 중요하다. 김기덕 감독은 프리 프로덕션 기간을 줄이기 위해 시나리오 구상 때부터 촬영장소 등을 미리 예상하고 준비해 둔다.
대기업 임원_ 윤송이 SK텔레콤(주) 상무
일할 때 일하고, 놀때 노는 집중형 시간관리
‘천재 소녀’, ‘미국 MIT대 최연소 공학박사’, ‘SK텔레콤 최연소 임원’. 이런 화려한 수식어를 달고 다니는 사람, 바로 윤송이 상무다. 항상 최연소, 최초라는 말을 듣는 사람의 시간 관리는 어떠할까? 놀랍게도 그는 ‘놀고 싶은 거 다 놀면서 일하는 타입’이다. 윤 상무는 학창시절 때도 공부만 잘한 게 아니라 그림, 피아노, 바이올린에서도 재능이 뛰어난 팔방미인이었다. 한국과학기술원(KAIST) 재학시절 한 학기에 24학점을 듣기 위해 오전 9시부터 오후 4시까지 꼬박 7시간씩 강의를 들으면서도 남는 시간에는 그림과 테니스, 체임버오케스트라 동아리 활동을 했을 정도다. KAIST에 그림 동아리를 처음 만든 것도 그다. 이런 ‘놀 거 다 놀고 일 한다’ 주의는 지금도 계속 이어지고 있는데, 바쁜 업무와 국가 과학기술자문회의 자문위원, 게임 업체 엔씨소프트 사외이사 등을 맡아 저녁모임도 많지만 일주일에 다섯 권 정도의 책을 읽고 두세 번은 퇴근길에 수영장을 찾을 정도로 시간 관리에 철저하다. 또 가끔 게임 '리니지2'를 즐기고 싸이월드 미니 홈피에 사진이나 시를 올리기도 하고 미니 홈피를 통해 미국 하버드대에서 분자생물학 박사과정을 밟고 있는 동생과 안부를 주고받는다. 친구들도 많아 주말에는 꼭 함께 영화를 본다고 한다.
바쁘기로 유명한 윤송이 상무가 이렇게 취미생활까지 충분히 즐길 수 있는 이유는 무엇일까? 그것은 바로 집중력에 있다. 카이스트 재학시절 남긴 수많은 에피소드가 이를 입증한다. 예컨대 구내식당에서 밥을 먹으려다 말고 불현듯 문제의 해답 아이디어가 떠올라 식판을 떨어뜨리고 실험실로 올라갔다거나 캄캄한 운동장에서 세 시간 동안 땅따먹기를 했다거나 길눈이 어두워 학교 시설을 찾아다니기 위해 지도를 그릴 정도였다거나 하는 생뚱맞은 일화. 그리고 이 일화는 지금도 그의 후배들에게 전설처럼 회자되고 있다.
그녀의 굉장한 집중력을 드러내는 예는 이뿐만이 아니다. MIT 미디어랩에서의 일화 하나를 소개하자면, 여섯 명이 한 팀인 프로젝트가 있었다. 프로젝트에 참여하는 동안에 윤송이 상무와 나머지 학생 다섯 명은 실험실에 붙박여 하루 20시간을 꼬박 연구에 연구를 거듭했다. 그녀를 제외하면 전부 체구가 그녀의 두 배는 될 만한 건장한 장정이었다. 20시간을 공부에 매달렸다고 나머지 네 시간을 온전히 수면시간으로 썼느냐 하면 그것도 아니었다. 하루 두 시간만 쪼개서 자는 강행군이 석 달째 계속됐다. 놀라운 집중력과 근성으로 버텨낸 윤송이 상무는 프로젝트 결과물이 나오는 날, 그만 쓰러져 병원으로 실려 갔다. 의사의 진단은 수면부족과 과로. 1주일 동안 입원한 그는 내리 잠만 자는 걸로 체력을 회복했다고 한다. 이렇게 힘든 경험도 있었지만, 자신이 하고 싶은 일에 미친 듯이 매진하는 것은 여전하다고 한다.
“되도록 쓸데없는 일은 안 하고 살려고 늘 다짐한다.”
그녀의 이 말 한마디만으로도 윤송이 상무가 얼마나 시간을 알차게 사용하고 있는지 잘 알 수 있을 것이다.
윤송이 상무의 시간 관리법 특징
집중, 집중 또 집중맡은 일을 단기간에, 하지만 충실히 끝내기 위해서는 집중력이 필수. 윤송이 상무는 수많은 일과 취미생활을 위해 철저하게 시간을 쪼개고, 각 시간에는 해당 업무에만 전력투구한다.
일 많다고 놀지 말란 법 있나? 일만 하다가는 쉽게 지치는 법. 자신이 하고 싶은 취미생활도 즐기고 친구나 가족과 보내는 시간도 충분히 가져야 일도 오래할 수 있다.
프리랜서 컨설턴트 _ 공병호 소장
시간 가계부 쓰는 꼼꼼형 시간관리
하루는 24시간이다. 그러나 누군가에게는 12시간이고, 또 다른 누군가에게는 48시간이 되기도 한다. 공병호경영연구소 공병호 소장에게 하루는 48시간, 아니 그 이상이다. 2004년에만 강연 250회, 책 9권 출판, 그 밖에 각종 매체에 기고도 하고, TV나 라디오 방송도 세 프로에 출연하고 있다. 게다가 기업의 사외이사나 경영 컨설팅까지.
줄줄이 이어지는 업무를 소화하기 위해 매일 새벽 3시에 일어나고, 그 때문에 자명종을 세 개나 준비했다는 공병호 소장은 전형적인 아침형 인간이다. 20년 동안이나 아침형 인간을 유지한 공병호 소장은 아침에 일찍 일어나는 것이 습관이 되면 스스로 자기 생활을 ‘컨트롤’ 하고 있다는 느낌을 받을 수 있다고 말한다. 그리고 아침에 일찍 일어나기 위해서는 목표의식이 있어야 하고, 이런 목표의식은 사람을 강인하게 만든다는 것이다. 이 목표의식은 아침에 빨리 일어날 때만 적용되는 것이 아니다. 매일, 매시간 생활의 중심에 목표의식이 있어야 한다. 늘 자신의 목표를 정리하고 평가하는 습관을 세워야 하루의 시간이 한 치의 오차도 없이 돌아가게 된다. 저기 산적해 있는 서류더미 속에서 표류하는 작심삼일의 사람들에게, 공병호 소장은 자신의 목표를 써 놓은 ‘체크리스트’를 만들어 더 효과적으로 목표를 관리해보는 것이 어떻겠느냐고 조언한다.
프리랜서인 공병호 소장이 성공한 데에도 이러한 ‘체크리스트’식 시간 관리법이 톡톡히 한 몫을 했다. 1분, 1초마다 자신의 시간당 매출액이 달라지는 그로써는 조금의 시간도 낭비할 수가 없다. 이 때문인지 그의 비즈니스 미팅은 대부분 온라인에서 이루어진다.
“서울 시내에서 사람 한 번 만나려면 최소 세 시간이 걸립니다. 왕복 두 시간에 미팅 한 시간. 정말 비생산적이죠. 그래서 온라인에서 비즈니스 미팅을 끝내는 것이죠.”
외출은 외부 강연이나 방송 출연이 있을 때만 한다. 일상생활도 대부분 온라인에서 해결한다. 쌀도 온라인에서 사고, 공과금도 온라인으로 납부한다. 밑반찬만 가게에서 산다. ‘내 생활의 모든 것을 온라인에 올린다.’ 이것이 공병호 소장의 생활 모토다.
또 한 가지 특이한 점은 공변호 소장은 다이어리를 사용하지 않는다는 것이다. ‘프랭클린 플래너’를 비롯한 일반 다이어리가 일정 관리 위주로 짜인 데 비해 그는 목표관리 위주로 하루 일과를 계획하고, 진행하기 때문이다. 대신 장기 계획을 수립할 수 있는 탁상용 달력과 하루 일과를 기록할 수 있는 조그마한 수첩을 사용한다. 시간 낭비를 줄이기 위해 먼저 하루에 해야 할 목표를 우선순위별로 정리한다. 세부 시간 계획은 짜지 않는 대신 자신이 하루에 보낸 시간을 기록하는 시간 가계부를 작성한다. 그리고 밤 10시 잠들기 전 하루를 어떻게 보냈는지 평가해 본다.
그럼 공병호 소장의 주말은 어떠할까? 주말 역시 삶의 목표에 맞춰 계획을 세워 행동한다. 여기서 중요한 것은 타인이나 소소한 일상보다는 자기 자신의 삶을 우선순위에 두는 것이다. 이를 위해 주말을 지난주에 대한 보상이라거나 무조건 쉬고 노는 날, 가족에 봉사하는 날이라는 고정관념을 깨야 한다.
공병호 소장의 시간 관리법 특징
확고한 목표를 정하라 목표가 없으면 일찍 일어날 수도, 시간을 철저하게 사용할 수도 없다. 그러니 시계만 자꾸 들여다보지 말고, 우선 메모장에 오늘의 목표부터 써 보자.
아침형 인간이 되자 아침형 인간에 반발하는 저녁형 인간도 많지만, 아침 일찍 일어나면 하루가 길어진다는 것은 누구나 인정하는 사실. 처음이 힘들지 한번만 하고 나면 쉽게 일어날 수 있으니 자신감을 가지고 도전해 보자.
시간 가계부를 적어라 자투리 시간도 모으면 엄청난 시간이 된다. 자투리 시간도 빈틈없이 이용하려면 시간 가계부를 만들어 매시간 어떻게 효율적으로 일했고 어떻게 흘려버렸는지, 기록하는 것이 최상의 방법이다.
정치인_ 클린턴 전 미국 대통령
우선순위를 정하는 효율형 시간관리 얼마 전 미국의 클린턴-르윈스키 스캔들이 일어났을 때 어떻게 이것이 가능했을까 문제에 대해서 다음과 같은 진담 반 농담 반의 얘기가 회자되었다. 결론을 먼저 얘기하자면 대통령의 시간 관리가 너무 잘되었기 때문이라는 것이다. 클린턴 대통령은 처음에는 시간 관리가 꽤나 엉망이었다. 다행히도 1기 임기 중반에 어스킨 보울스(E. Bowles)라는 시간 관리 전문가에게 진단을 받았고 보울스는 대통령 시간의 생산성을 무려 62.5%나 증가시켜 주었다. 클린턴은 보울스를 1995년 비서실 차장으로 임명했고 1996년부터는 비서실장으로 승격했다.
보울스는 비서실장이 되고 나서는 국가에 봉사한다는 차원에서 자기 연봉을 단지 1달러로 책정하고 시간 관리를 포함해서 오로지 대통령 업무의 생산성을 높이는 데 전력했다. 이 얘기의 끝은 미국 최고의 시간 관리 전문가가 진단을 해주고 더군다나 비서실 차장, 곧 이어 실장으로 보좌하면서 대통령의 시간 생산성을 최대한 높여 준 후 결과적으로 대통령에게 여가의 시간이 많아지게 되었고 그래서 스캔들이 가능해졌다는 것이다.
좀 긴 농담이기는 하지만 이 얘기의 메시지는 대통령의 시간 관리가 매우 중요하고, 그래서 객관적이고 과학적인 관리가 필요하다는 것이다. 백악관에서는 대통령의 공식 시간을 분단위로 컴퓨터에 기록해서 관리한다. 수년 후에는 이 자료를 공개하고 이 자료를 근거로 대통령의 시간 관리만을 전문으로 연구하는 학자들도 많다. 학자들은 이 자료를 분석하여 역대 대통령의 시간 관리 양태를 비교하기도 하고 누가 더 효율적으로 시간을 관리했는지를 판별하기도 한다.
그럼 클린턴 전 대통령이 사용한 시간 관리 법칙은 무엇이었을까? 그것은 계획이다. 계획이라니? 당연한 이야기를 하고 있다고 생각할지도 모르지만, 여기서의 계획은 생각이 아니라 쓰기다. 계획에는 장기, 중기, 단기 계획이 있고 목록마다 우선순위가 필요하다. 가장 중요한 일을 A, 비교적 덜 중요한 일을 B, C로 구분하는 것이다. A 항목에서도 A-1, A-2, A-3 등으로 세분화할 수 있다. 그러나 클린턴 대통령은 경영학 책의 제안처럼 일주일 168시간, 하루 24시간 기록하지는 않았다. 그것이 오히려 시간 낭비라는 것이다. 하루를 시작하고 마칠 때 10분만 계획하고, 계획할 때는 ‘프라임 타임(가장 집중도가 높은 시간)’ 관리에 공을 최대한 들였다.
클린턴 전 대통령의 시간 관리법 특징
철저한 계획 중요한 일과 덜 중요한 일을 구분하고 중요한 일 중에서도 또다시 그 중요도를 세분화하는 작업이 중요하다. 어차피 정해진 시간에 모든 업무를 다 마치지 못할 거라면 중요한 일부터 마치는 것이 합리적이지 않을까?
조언자를 두어라 클린턴 대통령은 보울스라는 시간 관리 전문가가 있었기 때문에, 시간을 유용하게 사용할 수 있었다. 일반인은 이런 전문가를 고용할 수는 없지만, 옆에 있는 가족이나 직원, 친구들에게 조언을 구할 수 있고 이것이 적지 않은 도움이 될 것이다.
CEO_ 이재웅 (주)다음커뮤니케이션 사장
불필요한 것은 딱 자르는 과감형 시간관리
인터넷 대표 기업 중 한 군데인 다음커뮤니케이션의 이재웅 사장은 주차를 하다가 진땀을 뺀 적이 있다. 후진주차를 하는데 운전 실력이 미숙해 몇 번 시도해도 제대로 되지 않았다. ‘바쁜 시간에 이걸 하고 있어야 하나’라는 생각에 차에서 그냥 내려 관리인에게 맡겼다. 그 후 그는 주로 택시를 이용하게 되었다. 시간 관리를 가장 중요시하기 때문이다.
그래서인지 오전 서너 시면 어김없이 일어난다. 잠자리에서 일어나자마자 하는 일은 곧바로 컴퓨터를 켜고 인터넷을 통해 세계 뉴스를 점검하는 것. 세계와 경쟁해야 살아남을 수 있다고 생각하기 때문이다. 세상의 변화를 눈으로 직접 확인하기 위해 해외출장도 자주 간다. 그러나 임직원을 줄줄이 데리고 다니는 대기업 총수와 달리 대부분 혼자 다닌다.
회사 사무실에는 별도로 마련된 방도 없고 비서도 없다. 직원들과 똑같은 자리에 앉아 컴퓨터로 일정을 관리하고, 어느 누구와도 이메일과 메신저로 스스럼없이 대화하는 '신세대 사장'이다. 얼마 전 제주로 본사를 이전한 뒤, 마련한 사장 책상(사장실이 아니다)도 마찬가지. 나무합판으로 간단히 만든 책상에 딸랑 전화기만 있을 뿐이다. 불필요한 것이 책상 위에 많이 올라와 있으면 정신이 사나워져 업무시간을 효율적으로 사용할 수 없다는 생각 때문이다. 그래서 사장님이라면 반드시 대동해야 한다는 비서조차 없다. 사무실에서는 메신저가 비서요, 이동 중에는 개인휴대단말기(PDA)가 비서다. 전세계 어디를 가나 PDA로 직원들과 이메일을 주고받는다.
그의 이런 사고방식은 의사결정을 내릴 때에도 적용된다. “예, 아니오.”가 분명하고 언제 어느 때나 질문에 빠르고 간단하게 답변한다. 이를 두고 이재웅 사장을 좀 아는 사람들은 ‘달변’이라거나 ‘순발력이 좋다’고 한다. 그러나 측근의 표현은 다르다. 평소에 생각과 준비를 많이 하기 때문이라는 것. 그만큼 부지런하다는 뜻이다.
이재웅 사장의 시간 관리법 특징
불필요한 관행이 시간을 지연시킨다 비서, 운전사, 심지어 핸드폰까지 꺼리는 이재웅 사장. 사장이라면 반드시 데리고 다녀야 한다는 고정관념에 사로잡혔다가는 언제 바쁜 업무를 다 처리하느냐고 반문한다.
정확한 의사전달이 중요 인터넷 사업의 주역답게 이재웅 사장의 주요무기는 이메일과 메신저. 왜냐하면 간결하고 직선적으로 업무내용과 의사를 전달할 수 있기 때문이라고 한다. 괜히 전화통화를 했다가 말하기 어려운 사안에 대해 결국 차일피일 미루게 될지도 모른다는 우려를 말끔히 씻어내기 위해서란다
